Zitting van 28 maart 2023

Juridische achtergrond

Artikel 32, 74, 277 en 278 van het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017.

Feiten en context

De notulen worden tijdens de eerstvolgende vergadering ter goedkeuring voorgelegd. 

BESLUIT: Goedkeuring notulen 28 februari 2023
eenparig aangenomen.
 

Enig artikel

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen van de vorige zitting zoals gevoegd in bijlage bij dit besluit, goed.

Zitting van 28 maart 2023

Juridische achtergrond

De raad voor maatschappelijk welzijn is bevoegd op basis van artikel 77 en 78 van het decreet lokaal bestuur.

Art. 286, §2, 1°van het decreet lokaal bestuur bepaalt dat de tariefreglementen van het OCMW eveneens verplicht bekend gemaakt worden op de gemeentelijke website.

Op 2 augustus 2011 keurde de raad voor maatschappelijk welzijn het eerste retributiereglement betreffende de verhuur van de zalen van het dienstencentrum goed.

Het reglement vond ingang op 1 september 2011.

Dit reglement werd aangepast in april 2017, met name een aanpassing van de verhuurprijzen.  De raad voor maatschappelijk welzijn keurde dit reglement goed op 25 april 2017.  Het vond ingang op 1 juni 2017.

Feiten en context

De zalen van het dienstencentrum worden verhuurd aan verenigingen en dit buiten de openingsuren van het dienstencentrum.  D. w.z. 's avonds en tijdens de weekeindes.

De zalen kunnen gehuurd worden per dagdeel.  De huurder kan ervoor kiezen om de drank van het dienstencentrum te gebruiken of eigen drank mee te brengen.

De huurder kan ervoor kiezen om de keuken met vaatwasser, koelkast en materiaal mee te huren of niet.

Al deze factoren bepalen mee de prijs die moet betaald worden.

De prijzen die nu gehanteerd worden, zijn sedert 2017 niet meer gewijzigd.

Adviezen

Positief advies van de centrumraad in vergadering van 5 oktober 2022.

Argumentatie

De verhuurprijzen zijn bewust laag gehouden om de verenigingen de kans te geven om gebruik te maken van de accommodatie aan een democratische prijs.

De huidige evolutie van de consumptieprijzen echter verantwoorden nu een prijsverhoging van 20 %

BESLUIT: Retributiereglement verhuur zalen dienstencentrum
eenparig aangenomen.
 

Artikel 1

De retributiereglementen van 2 augustus 2011 en van 25 april 2017 inzake de verhuur van de zalen van het dienstencentrum worden opgeheven met ingang van 1 april 2023.

Artikel 2

Keurt het retributiereglement goed waarin de verhuur van de zalen van het dienstencentrum wordt geregeld.

Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen

Dienstencentrum Ten Hove kan zijn infrastructuur ter beschikking stellen van verenigingen.

Elke vraag moet voorgelegd worden aan de centrumleider. Hij of zij bepaalt of de verhuring kan toegestaan worden of niet.

Bij twijfel of betwisting zal de Raad voor Maatschappelijk Welzijn beslissen.

Hoofdstuk 2: Uren – beschikbaarheid

●                      De lokalen van het dienstencentrum staan tijdens de openingsuren ter beschikking van de verenigingen wanneer zij een activiteit ontplooien die tot de wettelijke opdracht van het dienstencentrum behoort en wanneer die activiteit openstaat voor iedereen, desgevallend aan een uniform tarief. Elke vraag hieromtrent dient voorgelegd te worden aan de centrumleider. Hij of zij bepaalt of de activiteit kan plaatsvinden of niet.

●                      Wanneer een vereniging de lokalen wenst te gebruiken voor activiteiten die niet tot de decretale opdracht van het dienstencentrum behoren, kunnen de lokalen uitsluitend gehuurd worden buiten de openingsuren van het dienstencentrum en tijdens de weekeindes, tenzij de activiteit de normale werking van het dienstencentrum op geen enkele manier hindert. Het is aan de centrumleider om hierover te oordelen.

●                      De gebruiker zal zich steeds schikken naar de door het dienstencentrum opgegeven uren van gebruik.

●                       De lokalen worden verhuurd per dagdeel. Een dagdeel bestaat uit een voormiddag van 8.00 u tot 13.00 u, een namiddag van 13.00 u tot 18.00 u of een avond van 18.00 u tot 23.00 u.

Hoofdstuk 3: Reserveren

●                      Elke aanvraag verloopt via het dienstencentrum.

●                      Er wordt een gebruiksovereenkomst opgemaakt tussen de huurder en het OCMW-bestuur.

●                       Deze overeenkomst regelt het gebruik van de gehuurde ruimte en de retributie. In geval van regelmatig gebruik regelt de overeenkomst de frequentie van het gebruik.

●                       Deze overeenkomst regelt de overhandiging en het gebruik van de sleutels die de toegang verschaffen tot het dienstencentrum, buiten de openingsuren.

●                      De reservatieaanvraag gebeurt in naam van de vereniging.

●                       De reservatieaanvraag is pas definitief na ondertekening van de overeenkomst door de gebruiker en de centrumleider.

●                      De aanvragen kunnen ten vroegste twaalf maanden en ten laatste 14 dagen voor de activiteit gebeuren.

●                      De vereniging mag geen enkele andere bestemming geven aan de zaal dan deze waarvoor de zaal ter beschikking werd gesteld in de gebruiksovereenkomst.  Onderverhuring is ten strengste verboden.

Hoofdstuk 4: Inrichten en opruimen van de zaal

●                     De vereniging is zelf verantwoordelijk voor het klaarzetten van de zaal en voor het opruimen nadien.

●                      Bij gebruik tijdens de openingsuren kan hiervoor steeds hulp gevraagd worden aan een personeelslid.

●                      Bij gebruik buiten de openingsuren is de vereniging zelf verantwoordelijk voor de inkleding van de zaal en de verwijdering ervan na de activiteit.

●                       Het is verboden om iets aan de muren of mobiele tussenwanden te bevestigen met tape of duimspijkers.

●                      Na afloop van de activiteit dient de volledige gebruikte ruimte opgeruimd te worden:

○        Alles terug op zijn plaats zetten

○        Toog, tafels en stoelen opruimen en met water afkuisen

○        Alle afval verwijderen in de daartoe bestemde vuilniszakken

○        Wanneer bij de reservatie de keuken mee gereserveerd wordt, dient alles na gebruik afgewassen te worden.

●                       Bij het niet of onvoldoende proper achterlaten (tegen het afgesproken moment) wordt de gebruiker hiervan op de hoogte gesteld. Het OCMW rekent hiervoor een retributie aan zoals opgenomen in dit reglement.

Hoofdstuk 5: Facturatie en betaling

●                       Na de activiteit volgt een factuur met de afrekening van de kosten (gekoppeld aan het eventuele drankverbruik) en eventuele schadevergoeding, volgens de bepalingen in artikels 8 en 10. Betaling wordt verwacht binnen de acht dagen na ontvangst van de factuur.

●                      In geval van schade kan het OCMW overgaan tot de weigering bij de aanvraag van een volgende activiteit.

Hoofdstuk 6: Annulatie

●                      Een reservatie kan geannuleerd worden zonder kosten tot ten laatste 7 dagen voor de activiteit.

Hoofdstuk 7: Billijke vergoeding en auteursrechten

●                      De billijke vergoeding is ten laste van het OCMW

●                       De activiteit wordt door de vereniging zelf aangegeven bij SABAM. De eventuele auteursrechten worden betaald door de vereniging.

Hoofdstuk 8: Verantwoordelijkheid

●                       Bij gebruik buiten de openingsuren is de vereniging tijdens de activiteit zelf aansprakelijk voor schade aan de infrastructuur en bijbehorend materiaal tenzij tekortkomingen op voorhand werden gemeld aan de medewerkers van het dienstencentrum.  De Raad voor Maatschappelijk Welzijn kan de schade steeds verhalen op de gebruiker.

●                      Bij overhandiging van de sleutels is de vereniging verantwoordelijk voor het goede beheer ervan. In geen geval mogen de sleutels doorgegeven worden aan andere verenigingen of personen.

●                      Bij gebruik buiten de openingsuren is de vereniging zelf verantwoordelijk voor de naleving van alle geldende wetgevingen o.a.:

○        De betaling van de verschuldigde rechten en eventuele boetes

○        De eerbiediging van de wetgeving op de zedelijke bescherming van de jeugd en de beteugeling van dronkenschap

○        De verzekering inzake burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid

○        Handelen volgens de richtlijnen opgenomen in de wet op de persoonsbescherming

Hoofdstuk 9: Toezicht/veiligheid

●                      Het OCMW bestuur kan nooit aansprakelijk gesteld worden bij diefstal of verlies.

●                      Bij gebruik buiten de openingsuren is de vereniging verplicht de officiële maximumcapaciteit te respecteren. Het niet naleven van deze verplichting kan in geval van ramp of ongeval de (strafrechtelijke) aansprakelijkheid van de huurder of zijn vertegenwoordigers in het gedrang brengen.

●                      De ruimte voor en achter de (nood)deuren, blustoestellen en toegang tot de technische ruimte dient steeds gevrijwaard te worden. De ruimten moeten onmiddellijk en vlug bereikbaar zijn (niet afgeschermd)

●                       Het gebruik van verplaatsbare gastoestellen is verboden. 

●                      Het is verboden om elektrische apparatuur mee te brengen en te gebruiken zonder dit eerst met de centrumleider te bespreken.

Hoofdstuk 10: Tarieven

Met ingang van 1 juni 2017 worden de tarieven voor het gebruik van de lokalen van het dienstencentrum als volgt vastgesteld:

●                       Gebruik van de lokalen voor activiteiten die tot de decretale opdracht van het dienstencentrum behoren en die openstaan voor iedereen, aan een uniform tarief, is steeds gratis, in geval het gebruik de verdere werking van het dienstencentrum niet in het gedrang brengt.

Wanneer tijdens de openingsuren de ganse ruimte gebruikt wordt en dus de verdere werking van het dienstencentrum niet kan doorgaan, wordt een retributie gevraagd van 7,5 euro per dagdeel.

●                      Wanneer een vereniging de lokalen wenst te gebruiken voor een activiteit die niet tot de decretale opdracht van het dienstencentrum behoort, wordt een retributie gevraagd, per dagdeel en, afhankelijk van:

○        Het feit of enkel dranken van het Dienstencentrum worden gebruikt of ook eigen dranken

○        Het feit of de keuken wordt gebruikt of niet

○        Het feit of de ruimte gebruikt wordt voor meerdere aansluitende dagdelen of niet

●                       Wanneer de lokalen na gebruik niet of onvoldoende opgeruimd zijn, zoals eerder in dit reglement bepaald, zal een retributie van 25 euro aangerekend worden.

●                      Er wordt een waarborgsom betaald door de gebruiker van 50 euro. Die zal worden aangewend voor eventuele schade of andere kosten.

Artikel 3:

Het retributiereglement verhuur zalen dienstencentrum treedt in werking op 1 april 2023.