Zitting van 26 maart 2024

Juridische achtergrond

Artikel 32, 74, 277 en 278 van het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017.

Feiten en context

De notulen worden tijdens de eerstvolgende vergadering ter goedkeuring voorgelegd. 

BESLUIT: Goedkeuring notulen
eenparig aangenomen.
 

Enig artikel

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen van de vorige zitting zoals gevoegd in bijlage bij dit besluit, goed.

Zitting van 26 maart 2024

Juridische achtergrond

Artikel 219 van het decreet over het lokaal bestuur m.b.t. organisatiebeheersing.

Feiten en context

Van 2020 tot op heden.

Op 29 juni 2020 beslissen respectievelijk de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn om aan de hand van de leidraad organisatiebeheersing het algemeen kader voor organisatiebeheersing vast te leggen.

Het algemeen kader biedt een raamwerk voor alle initiatieven en rapportering inzake organisatiebeheersing.

Het omschrijft :

●        Het regelgevend kader

●        De projectstructuur

●        De prioriteitsbepaling

●        Het bepalen van maatregelen

●        Monitoring en periodieke opvolging.

In 2020 ligt de focus van het managementteam op de opvolging van de audit instroom en de thema’s HRM en ICT. De omgevingsanalyse wordt geactualiseerd en dit maakte deel uit van de hierziening van het meerjarenplan. In 2022 wordt voor beide thema’s gerapporteerd over de stand van zaken van de uitvoering van de vooropgestelde verbeteracties.

Op 28 juni 2022 beslissen respectievelijk de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn tot de aansluiting bij de welzijnsvereniging Audio. De organisatie auditeert en adviseert lokale besturen-venoten. De raad keurt het interne auditcharter goed dat is voorgelegd door Audio als bijlage bij de beslissing en dat bij alle leden van toepassing is. Het beschrijft de wederzijdse rechten en plichten met het oog op het uitvoeren van interne audits, zoals voorzien in artikel 217 t.e.m. 220 van het decreet over het lokaal bestuur. De gemeenteraad beslist tot het oprichten van een plaatselijk auditcomité. Het auditcomité bestaat uit de decretale graden en één raadslid per fractie.

Audio voert in 2022 een organisatieaudit uit en brengt op 7 december 2022 verslag uit aan het auditcomité. Er worden 13 verbeterpunten geformuleerd met hieraan gekoppeld acties en een verbetertraject.

In 2023 wordt aan de aanbevelingen gewerkt rekening houdend met de noodzakelijke aanstelling van een beleidsmedewerker wat in de loop van 2023 wordt vooropgesteld, maar dit zal uiteindelijk pas in april 2024 gebeuren.

In bijlage ook een overzicht van alle beleidsplannen, audits en lopende trajecten binnen lokaal bestuur Hove.

Nieuw kader vanaf 2024

Met het oog op de nieuwe legislatuur wordt voorgesteld om het besluit rond de goedkeuring van het algemeen kader te actualiseren.

De cyclus van “plan-do-check-act” werd in de organisatie volledig doorlopen voor:

●        Externe audit organisatiebeheer 2017

●        Intern traject dienstverlening en huisvesting studio Dott

Voor een aantal zijn de acties in uitvoering (do-fase):

●        Externe audit personeel 2022

●        Interne audit organisatiebreed helikopteraudit Audio

De planning van de acties wordt momenteel uitgewerkt voor:

●        Interne audit financiën Audio - rapport

De leidraad van audit Vlaanderen formuleert risico’s en aanbevelingen. Dit alles kan de basis vormen om, zoals in de regelgeving voorgeschreven, de nodige doelstellingen rond organisatiebeheer in het meerjarenplan voor de volgende legislatuur op te nemen.

Wat betreft de opvolging wordt de rapportageverplichting rond organisatiebeheer gecombineerd met die van het meerjarenplan. Dit draagt bij tot een helder, organisatiebreed en geïntegreerd beoordelingskader voor mandatarissen en medewerkers. Dit zorgt bovendien voor een administratieve vereenvoudiging in de rapportageplicht die medewerkers bovenop de thematische rapportages opnemen.

De samenwerking met Audio, de samenstelling van het auditcomité en de werkwijze in het verbetertraject worden formeel verankerd.

Argumentatie

Bij de organisatieaudit in 2022 bleek dat een aantal beleidskaders dienen te worden geactualiseerd. Een aantal vragen om een gecoördineerde, organisatiebrede aanpak waarbij een beleidsmedewerker als projectleider het ondersteunend beleidsvoorbereidend werk en de procesbegeleiding kan opnemen. De wissel van legislatuur is voor een aantal aanbevelingen ook het beste momentum om hierover met alle betrokkenen in dialoog te gaan en een mogelijke nieuwe aanpak te implementeren.

Bij de selectie van een beleidsmedewerker kampte het bestuur met de concurrentie op de arbeidsmarkt. Vandaar dat de noodzakelijke actualisatie van het beleidskader voor organisatiebeheer, rekening houdend met de inzet van Audio, pas nu aan de respectievelijke bestuursorganen ter goedkeuring wordt voorgelegd.

In het meerjarenplan werd de inzet van Audio opgenomen. Dit betekent de aansluitingskost, de jaarlijkse lidmaatschapsvergoeding en het bedrag te voorzien voor het uitvoeren van een audit.

BESLUIT: Actualisatie kader organisatiebeheersing
eenparig aangenomen.
 

Enig artikel

Beslist om voor de organisatiebeheersing het kader zoals bepaalt op 29 juni 202 als volgt te actualiseren:

●        Het regelgevend en beleidskader

Het decreet lokaal bestuur en de leidraad die de Vlaamse overheid uitwerkte vormen samen met de thematisch gebonden regelgeving bij hogere overheden en het lokaal bestuur Hove het regelgevend en beleidskader voor de organisatiebeheersing.

●        De projectstructuur

Het managementteam adviseert het college en het auditcomité rond het bepalen van de auditthema’s en de opvolging van de auditresultaten. Het managementteam bepaalt onder leiding van de algemeen directeur de werkwijze van opvolging binnen het managementteam en organisatiebreed.

Het auditcomité bestaat uit de decretale graden en één raadslid per fractie. Het auditcomité vergadert minimaal tweemaal per jaar. Het auditcomité adviseert het college over het bepalen van de auditthema’s en de opvolging naar aanleiding van de rapportage over de audit. De leden worden uitgenodigd door de algemeen directeur.

Op advies van de algemeen directeur, het managmentteam en het auditcomité beslist het college tot het uitvoeren van een audit door Audio, de welzijnsvereniging waarvan het lokaal bestuur Hove lid is.

●        De prioriteitsbepaling

Het managementteam bepaalt in overleg met het college en het auditcomité de prioriteiten in de auditthema’s en de opvolging van de auditresultaten.

Het managementteam kan over de nodige verbeteracties beslissen indien :

●        de acties onder het aan de algemeen directeur gedelegeerd dagelijks personeelsbeheer te plaatsen zijn

●        het om operationele processen gaat

●        de acties opgenomen werden in het meerjarenplan waarbij deze een budgettaire impact hebben die de raming in het financieel meerjarenplan niet overschrijdt

Op advies van het managmentteam en het auditcomité beslist het college van burgemeester en schepenen / het vast bureau tot de prioritair op te nemen thema’s en acties voor zover het om maatregelen gaat die een financiële impact hebben die niet in het meerjarenplan werd voorzien.

●        Het bepalen van maatregelen

Het bepalen en uitvoeren van maatregelen wordt opgenomen zoals bepaald in het regelgevend kader en de interne afspraken. Niet exhaustief ter illustratie: de algemeen directeur, een leidinggevende, het managementteam, het college, het basisoverlegcomité (BOC), de gemeenteraad / raad voor maatschappelijk welzijn

●        Monitoring en periodieke opvolging

Voor de monitoring van de opvolging worden timing en indicatoren bij elke actie bepaald.

Minimaal wordt over organisatiebeheersing jaarlijks gerapporteerd aan de gemeenteraad / raad voor maatschappelijk welzijn volgens de bepalingen uit het decreet lokaal bestuur.

Het auditcomité volgt het aanduiden van de auditthema’s, de rapportage van de audit, het bepalen van de verbeterpunten en de jaarlijkse stand van zaken van de opvolging van acties op. Dit kan schriftelijk en/of via een vergadering.

Het managementteam organiseert voor organisatiebrede en sectorspecifieke thema’s een regelmatig overleg met alle betrokken medewerkers waar verbeterpunten die voortvloeien uit een audit besproken worden.

Zitting van 26 maart 2024

BESLUIT:

Er zijn geen mededelingen van de voorzitter.