Goedkeuring notulen Goedele Breyne Filip Craen Veerle D'Haene Sandra Maes Els Pauwels Lenn De Cleene Jozef Ampe Anke Dehuisser Diederik Vandendriessche Irenè Arnalsteen Stefan Beeldens Bart Van Couwenberghe Wim Bollaert Luc Vuylsteke de Laps Katia Devriendt Dave Van den Bergh Isabelle De Meese Gerda Lambrecht Jos Peeters Goedele Breyne Filip Craen Veerle D'Haene Sandra Maes Els Pauwels Lenn De Cleene Jozef Ampe Diederik Vandendriessche Irenè Arnalsteen Stefan Beeldens Bart Van Couwenberghe Wim Bollaert Luc Vuylsteke de Laps Katia Devriendt Dave Van den Bergh Isabelle De Meese Gerda Lambrecht Jos Peeters Filip Craen Diederik Vandendriessche Jozef Ampe Irenè Arnalsteen Lenn De Cleene Veerle D'Haene Dave Van den Bergh Sandra Maes Bart Van Couwenberghe Stefan Beeldens Els Pauwels Goedele Breyne Wim Bollaert Jos Peeters Luc Vuylsteke de Laps Isabelle De Meese Gerda Lambrecht Katia Devriendt aantal voorstanders: 17 , aantal onthouders: 1 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van 26 september 2023
Juridische achtergrond
Artikel 32, 74, 277 en 278 van het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017.
Feiten en context
De notulen worden tijdens de eerstvolgende vergadering ter goedkeuring voorgelegd.
BESLUIT: Goedkeuring notulen
17 stemmen ja: Bart Van Couwenberghe (N-VA), Wim Bollaert (Fan van Hove), Gerda Lambrecht (N-VA), Lenn De Cleene (N-VA), Els Pauwels (Fan van Hove), Jozef Ampe (Hove Beweegt), Goedele Breyne (pH7-Positief Hove), Diederik Vandendriessche (Hove Beweegt), David Van den Bergh (pH7-Positief Hove), Filip Craen (Hove Beweegt), Stefan Beeldens (pH7-Positief Hove), Isabelle De Meese (pH7-Positief Hove), Veerle D'Haene (N-VA), Jos Peeters (Fan van Hove), Irenè Arnalsteen (N-VA), Sandra Maes (N-VA) en Luc Vuylsteke de Laps (Fan van Hove).
1 onthouding: Katia Devriendt (pH7-Positief Hove).
Motivatie onthouding Katia Devriendt: Niet aanwezig bij de vorige zitting
Enig artikel
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen van de vorige zitting zoals gevoegd in bijlage bij dit besluit, goed.
Zitting van 26 september 2023
Juridische achtergrond
Artikel 249§1 en §3 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 stelt dat de meerjarenplanning van gemeente en OCMW een geïntegreerd geheel vormen en dat elke raad stemt over haar deel van het meerjarenplan.
Artikels 8 tot en met 13 van het besluit van de Vlaamse regering van 30 maart 2018 over BBC 2020 die handelen over de inhoud van het meerjarenplan.
Artikel 16 van het besluit van de Vlaamse regering van 30 maart 2018 met betrekking tot het financieel evenwicht van het meerjarenplan.
Het ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale en provinciale besturen.
De omzendbrief KBBJ/ABB 2020/3 betreffende de aanpassing van de meerjarenplannen 2020-2025 van de lokale en provinciale volgens de beleids- en beheerscyclus.
Het besluit van de OCMW-raad van 16 december 2019 waarin het deel van het meerjarenplan 2020-2025 van het OCMW wordt vastgesteld.
Het gemeenteraadsbesluit van 16 december 2019 waarin het meerjarenplan 2020-2025 van het lokaal bestuur wordt goedgekeurd.
Het besluit van de OCMW-raad van 15 december 2020 waarin het deel van de aanpassing meerjarenplan 2020-2025 van het OCMW wordt vastgesteld.
Het gemeenteraadsbesluit van 15 december 2020 waarin de aanpassing meerjarenplan 2020-2025 van het lokaal bestuur wordt goedgekeurd.
Het besluit van de OCMW-raad van 14 december 2021 waarin het deel van de aanpassing meerjarenplan 2020-2025 van het OCMW wordt vastgesteld.
Het gemeenteraadsbesluit van 14 december 2021 waarin de aanpassing meerjarenplan 2020-2025 van het lokaal bestuur wordt goedgekeurd.
Het besluit van de OCMW-raad van 20 december 2022 waarin het deel van de aanpassing meerjarenplan 2020-2025 van het OCMW wordt vastgesteld.
Het gemeenteraadsbesluit van 20 december 2022 waarin de aanpassing meerjarenplan 2020-2025 van het lokaal bestuur wordt goedgekeurd.
Feiten en context
Het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur voorziet in een geïntegreerde planning van het beleid van de gemeente en het OCMW. De gemeente en het OCMW maken dus geen afzonderlijke planningsdocumenten meer op. Het meerjarenplan voor 2020–2025 is een gezamenlijk beleidsrapport waarin de beleidsdoelstellingen en ramingen van zowel de gemeente als van het OCMW opgenomen worden. Op die manier kan een geïntegreerd lokaal sociaal beleid maximaal worden gerealiseerd: beide rechtspersonen hebben samen één doelstellingenboom, waarbij de doelstellingen van het OCMW en die van de gemeente vervlochten zijn.
Elke rechtspersoon blijft wel afzonderlijk instaan voor de eigen verplichtingen en verbintenissen. Daarom blijft er een duidelijk onderscheid bestaan tussen de kredieten van de gemeente en die van het OCMW. Dat komt tot uiting in het schema met het overzicht van de kredieten (schema M3), waarin de kredieten voor de gemeente en het OCMW apart worden opgenomen. In de strategische nota worden de beleidsdoelstellingen geïntegreerd weergegeven. Een beleidsdoelstelling kan zowel acties/actieplannen omvatten voor de gemeente als voor het OCMW. De ramingen die gekoppeld zijn aan deze acties/actieplannen en doelstellingen kunnen opgenomen zijn in de kredieten van de gemeente en/of het OCMW.
De financiële evenwichten gelden op het niveau van het lokaal bestuur, dus voor gemeente en OCMW samen.
De transacties tussen de gemeente en haar OCMW zijn geen budgettaire ontvangsten en uitgaven. Ze mogen dan ook niet worden opgenomen en weergegeven in het meerjarenplan. De gemeente moet er wel voor zorgen dat het OCMW zijn financiële verplichtingen kan nakomen. Dat verloopt echter niet meer zoals vroeger via de opname van een geraamde gemeentelijke bijdrage in het meerjarenplan, maar door een tussenkomst in de financiële verplichtingen van het OCMW bij de vaststelling van de jaarrekening.
Het vroegere budget is geïntegreerd in het meerjarenplan. Om die reden moet het meerjarenplan (minstens) jaarlijks aangepast worden om de kredieten voor het volgende boekjaar vast te stellen. Dit gebeurt nog niet in deze aanpassing meerjarenplan. De budgetten 2024 zullen vastgesteld worden bij de aanpassing meerjarenplan die in december aan de raad zal worden voorgelegd.
Adviezen
De aanpassing meerjarenplan werd positief geadviseerd door het managementteam van het lokaal bestuur.
Argumentatie
Suzy Mariën (wnd. financieel directeur) licht de aanpassing van het meerjarenplan toe aan de hand van een presentatie.
Beknopt debat bij de behandeling van dit punt (het volledige debat is te beluisteren via de audio-opname op de website):
Suzy Mariën (wnd. financieel directeur): Er worden in 2023 twee aanpassingen aan het meerjarenplan gedaan. Voor deze aanpassing ligt de focus op het huidige boekjaar.
Suzy Mariën (wnd. financieel directeur): De overtredingen binnen zone 30 en zone 50 worden sinds januari geïnd via de GAS5. De raming was oorspronkelijk 230.000 euro. Ondertussen is de raming 616.000 euro voor 2023. Qua uitgaven betalen we een bijdrage aan Hekla en aan IGEAN. De raming van Hekla werd verdeeld op basis van het aantal inwoners. Hove heeft meer boetes uitgeschreven, Hekla zal de kosten herverdelen op basis van het aantal uitgeschreven pv’s. IGEAN is geraamd per boete en zal dus ook verhoogd worden. We verwachten in het najaar de bijsturingen van Hekla en IGEAN en dat wordt dan verwerkt in de aanpassing van het meerjarenplan in december.
David Van den Bergh (pH7-Positief Hove): Is dat geen gemeentelijk beslissing van hoe de werkingsmiddelen toegekend worden?
Suzy Mariën (wnd. financieel directeur): Wij proberen nu zo goed mogelijk te ramen. Het feit dat de verdeling gebeurd is op basis van inwoners is geen correcte verdeling meer. Hekla zal dit bijstellen in hun aanpassing meerjarenplan met een verdeling op basis van boetes. Wij hebben ons daar nu al op gebaseerd zodat het nu al een betere indicatie is.
Diederik Vandendriessche (Hove Beweegt): GAS5 is via IGEAN? Wij hebben een percentage van 33%? Zijn wij hier zo crimineel?
Bart Van Couwenberghe (N-VA): Dat is zo hoog omdat wij al 15 jaar twee flitspalen hebben staan en de anderen nog niet én er ook een mobiel toestel is dat elke 5 weken ergens anders staat. Dit percentage is nu scheefgetrokken omdat andere gemeentes nog moeten opstarten.
David Van den Bergh (pH7-Positief Hove): Het is niet omdat hier 33% geflitst is, dat wij 33% van de werkingsbijdrage van Hekla gaan betalen.
Suzy Mariën (wnd. financieel directeur): De bijdrage voor GAS staat volledig los van de bijdragen voor de werking van Hekla.
David Van den Bergh (pH7-Positief Hove): Dat zijn de GAS-boetes, maar de pv’s zijn juist gequoteerd. En de GAS-vrije boetes?
Suzy Mariën (wnd. financieel directeur): De GAS-boetes worden geïnd via IGEAN. IGEAN neemt ook een beslissing bij bezwaren. Daarvoor betalen we aan IGEAN. Het uitlezen van de toestellen, dat neemt de politie op zich.
Bart Van Couwenberghe (N-VA): Volgens de GAS5-wetgeving mag de uitlezer de boete niet uitschrijven. IGEAN is door ons gemachtigd om de pv’s door te sturen.
David Van den Bergh (pH7-Positief Hove): Als er 44% pv’s zijn, hoeveel procent bijdrage betalen wij?
Luc Vuylsteke de Laps (Fan van Hove): Hove betaalt ongeveer 10% van de middelen van Hekla en dat is sinds de oprichting van Hekla niet gewijzigd.
David Van den Bergh (pH7-Positief Hove): Met deze titel wek je de indruk van wel.
Suzy Mariën (wnd. financieel directeur): De bijdrage voor GAS5 staat los van de bijdrage voor de werking van Hekla.
Bart Van Couwenberghe (N-VA): Hekla geeft boetes door aan IGEAN. Er is een kost per pv. Dat percentage ligt voor ons hoog omdat wij al vroeg gestart zijn omdat er camera’s stonden. Naarmate andere gemeenten hun trajectcontrole uitrollen, zullen er meer boetes bijkomen en zal dat percentage voor Hove zakken. Dat is een faire regeling voor iedereen.
Diederik Vandendriessche (Hove Beweegt): U zei het al zelf: er staan nog een aantal punten op de agenda vandaag: stopzetting academie en gedeeltelijke stopzetting gemeentehuis. Het deel restauratie gemeentehuis gaat wel door, maar dat staat dus nu niet ingeschreven? Alles staat op 0.
Suzy Mariën (wnd. financieel directeur): Klopt, wat er nu instaat is voor het afwerken van de contracten die waren aangegaan in kader van de oorspronkelijke opdracht. De restauratie is nog niet gebudgetteerd.
Goedele Breyne (pH7-Positief Hove): Deze materie is gedetailleerd toegelicht – is het niet de bedoeling dat we dit organiseren in een commissie financiën? Dat is gangbaar. Dit is maar summier aan bod gekomen in juni.
Dit geeft blijk van al waar de oppositie heeft op gehamerd. Van jullie oorspronkelijk meerjarenplan schiet nog maar weinig over. Die gigantische budgetten voor academie, administratief centrum, waarom de grond in de Geelhandlaan moest verkocht worden en de pastorij moest verkocht worden. Op al die punten zien wij dat dit volledig teruggedraaid is. Wat ons wel verontrust, is dat er op de einde van het legislatuur nog een torenhoog investeringsvolume ingeschreven staat. Wat zal er effectief nog gerealiseerd worden? Waarom wordt de pastorij teruggedraaid? Er is geargumenteerd dat het aftands was en moest verkocht worden. We hadden dit graag gemotiveerd gezien door het college.
Wim Bollaert (Fan van Hove): In juni hadden we de aankondiging gedaan dat het een light versie zal zijn. Dat heeft de financieel directeur ook duidelijk gesteld. Er is deze zomer nog veel gebeurd, een commissie had misschien duidelijk geweest, maar op een half uur is iedereen mee. Dat is een foutje in parcours, hadden we moeten voorzien. We hebben heel wat bijsturingen gedaan: nog twee symbooldossiers: de bomenbank en de pastorij. Daar is de keuze gemaakt vanuit budgettair oogpunt. Er was ruimte omdat te doen. We realiseren ons dat we nog weinig patrimonium zelf in handen hebben, zeker als er ruimtevragen zijn. Er is o.a. een vraag geweest van het Rode Kruis. We hebben toen de doorvertaling gemaakt en de vraag gesteld: kunnen we daar niets maatschappijversterkend mee doen? Met het Rode Kruis is het afgesprongen, die hebben een pand in Lint gevonden. De bomenbank lijkt me beter om deze in portefeuille te houden in kader van het traject van het ruimtelijk beleidsplan. Het is inderdaad een zwaar investeringsprogramma. We mogen best ambitieus blijven. U ziet dat ook het gemeentehuis op de agenda staat. De ramen in de school, is een tienjarig dossier bij Agodi, we hebben beslist van dit gewoon uit te voeren. Ik deel de mening van de financieel directeur rond de exploitatiekosten. Als er ergens gaten vallen in de bezetting, dan vallen we snel terug op externe consultants. Ook met de audit die volgende week van start gaat op financiën, hebben we tegen het einde van het jaar een zicht op een definitief kader, idem voor omgeving. Dan gaan de cijfers er een stuk rooskleuriger uitzien.
Goedele Breyne (pH7-Positief Hove): Over de academie: de termen zijn verwarrend: afgevoerd, on hold hoor ik het nu zeggen. Buiten het bedrag van 130.000 euro die betaald moeten worden, zijn er geen kosten meer? Dat is weg zonder dat er een steen gelegd is. Vanwaar de term on hold?
Luc Vuylsteke de Laps (Fan van Hove): Kan het college de terminologie uitklaren?
Wim Bollaert (Fan van Hove): Ik ga het nog ingewikkelder maken en er nog een bijplakken: we hebben oorspronkelijk de budgetten bevroren. Er zijn in het strategisch vastgoedplan nog een aantal kleinere investeringen in de academie. Het project op zich zit niet meer in het meerjarenplan. De uiteindelijke kosten zijn hoog ingeschat – u zal dat straks zien bij de academie, de verbrekingsvergoeding ligt uiteindelijk vrij laag. Voor het gemeentehuis is er ook een doorstart. De kosten zijn geen kosten op het sterfhuis – dat studiewerk is niet verloren.
Diederik Vandendriessche (Hove Beweegt): Voor de renovatie van het gemeentehuis zit er geen geld in. Dus dat komt er nog bovenop?
Wim Bollaert (Fan van Hove): Er is verwarring over: die lijn in geschrapt, maar de energiebesparende maatregelen zitten er wel in, maar op andere posten. Die budgetten zijn wel degelijk opgesplitst maar op andere posten.
Financiële samenvatting
De aanpassing meerjarenplan van het lokaal bestuur Hove 2020-2025 wordt vastgesteld met volgende cijfers:
Voor 2020
Beschikbaar budgettair resultaat: 6.119.790 EUR
Autofinancieringsmarge: 1.998.162 EUR
Gecorrigeerde autofinancieringsmarge: 2.310.523 EUR
Voor 2021
Beschikbaar budgettair resultaat: 6.895.650 EUR
Autofinancieringsmarge: 1.365.984 EUR
Gecorrigeerde autofinancieringsmarge: 1.572.089 EUR
Voor 2022
Beschikbaar budgettair resultaat: 7.009.249 EUR
Autofinancieringsmarge: 895.653 EUR
Gecorrigeerde autofinancieringsmarge: 1.128.618 EUR
Voor 2023
Beschikbaar budgettair resultaat: 1.488.930 EUR
Autofinancieringsmarge: 68.074 EUR
Gecorrigeerde autofinancieringsmarge: 135.439 EUR
Voor 2024
Beschikbaar budgettair resultaat: 443.009 EUR
Autofinancieringsmarge: 307.943 EUR
Gecorrigeerde autofinancieringsmarge: 378.385 EUR
Voor 2025
Beschikbaar budgettair resultaat: 768 304 EUR
Autofinancieringsmarge: 1.085.445 EUR
Gecorrigeerde autofinancieringsmarge: 1.172.499 EUR
BESLUIT: Vaststelling aanpassing meerjarenplanning 2020-2025
eenparig aangenomen.
Enig artikel
De raad voor maatschappelijk welzijn stelt het deel OCMW van de aanpassing meerjarenplan 2020-2025 vast.
Zitting van 26 september 2023
Juridische achtergrond
Het besluit van de Vlaamse Regering over de beleids- en beheerscyclus vermeldt dat de opvolgingsrapportering minstens volgende elementen bevat:
● een stand van de prioritaire acties of actieplannen van het meerjarenplan
● een overzicht van de geraamde en de gerealiseerde ontvangsten en uitgaven voor het lopende jaar
● in voorkomend geval, de wijzigingen in de assumpties die gekozen werden bij de opmaak van het meerjarenplan of de aanpassing ervan
● in voorkomend geval, de wijzigingen in de financiële risico's
Het decreet over het lokaal bestuur bepaalt in artikel 263 dat de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn bepalen wanneer hen een opvolgingsrapportering, met een stand van zaken van de uitvoering van het meerjarenplan, wordt voorgelegd.
Er wordt minstens voor het einde van het derde kwartaal een opvolgingsrapportering over het eerste semester van het boekjaar voorgelegd.
Feiten en context
De opvolgingsrapportering moet de raadsleden een stand van zaken geven van de uitvoering van de prioritaire acties of actieplannen en moet ze toelaten om de evolutie van de uitgaven en de ontvangsten van het lopende jaar op te volgen en die te vergelijken met de planning.
De raad moet de aanrekeningen voor het lopende jaar kunnen vergelijken met de kredieten die hij voor dat jaar heeft vastgesteld, inclusief de naar dat jaar overgedragen transactiekredieten voor de investeringen en de bijbehorende financiering.
Het meerjarenplan 2020-2025 van het lokaal bestuur Hove werd goedgekeurd door de gemeente- en OCMW-raad op 16 december 2019.
Er werd beslist om volgende actieplannen als prioritair op te nemen in de strategische nota:
AP000002 Hove voert zijn dagelijks (financieel) beleid.
AP000003 Externe communicatie.
AP000004 Participatie.
AP000007 Duurzaam Hove.
AP000008 Slim Hove.
AP000012 Hove ondersteunt en ontwikkelt een divers, kwalitatief en duurzaam vrijetijdsaanbod.
AP000018 Woonbeleid.
AP000019 Kinderopvang.
AP000025 Breed lokaal sociaal beleid.
AP000026 Dorpskarakter en open zones versterken.
AP000027 Vlot en veilig door Hove.
AP000029 Behoud, verbetering en uitbreiding van trage wegen en wandelwegen.
AP000030 De gemeente houdt haar (openbare) gebouwen in optimale staat.
De evaluatie over het 1e semester 2023 van deze actieplannen vindt u in bevoegd rapport.
Adviezen
Het managementteam bracht positief advies uit.
BESLUIT:
Enig artikel
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de opvolgingsrapportering over het eerste semester van 2023.
Zitting van 26 september 2023
Juridische achtergrond
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (“DLB”) en in het bijzonder
op art. 77 inzake de bevoegdheid van de raad voor maatschappelijk welzijn en inzake de intergemeentelijke samenwerking.
Feiten en context
Gelet op het feit dat het OCMW deelnemer is van de dienstverlenende vereniging Cipal (hierna kortweg “Cipal”).
Gelet op de huidige statuten van Cipal.
Gelet op het raadsbesluit van 25 februari 2019 inzake de aanduiding van de vertegenwoordiger van het OCMW op de algemene vergaderingen van Cipal.
Gelet op de oproeping tot de buitengewone algemene vergadering van Cipal van 12 oktober 2023, zowel digitaal als per aangetekende brief verstuurd op 14 juli 2023, met de agendapunten van deze buitengewone algemene vergadering en met digitale link naar het ontwerp van statutenwijziging van Cipal.
Gelet op het ontwerp van statutenwijziging van Cipal, goedgekeurd door de raad van bestuur in zitting van 13 juli 2023.
Overwegende dat de statuten van Cipal dienen gewijzigd te worden om deze in overeenstemming te brengen met de bepalingen van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en met de bepalingen van het DLB.
Overwegende dat voormeld ontwerp van statutenwijziging ook het voorstel omvat om (i) de maatschappelijke doelstellingen van Cipal te actualiseren als gevolg van de uitbreiding van de dienstverlening van Cipal en (ii) de zetel van de vereniging te verplaatsen.
Overwegende dat voormeld ontwerp van statutenwijziging tevens het voorstel omvat om de statuten op diverse punten te wijzigen om in het bijzonder de leesbaarheid te verhogen.
Gelet op art. 427 van het DLB.
Gelet op de toelichtende nota van Cipal betreffende voormeld ontwerp van statutenwijziging en betreffende de overige agendapunten van deze buitengewone algemene vergadering.
Gelet op het voorstel van de raad van bestuur van Cipal, om voormeld ontwerp van statutenwijziging en de overige agendapunten van deze buitengewone algemene vergadering goed te keuren.
Dhr. Luc Vuylsteke de Laps is op 25 februari 2019 aangeduid als vertegenwoordiger van de gemeente voor de duur van bestuursperiode.
Dhr. Wim Bollaert is op 25 februari 2019 aangeduid als plaatsvervangend vertegenwoordiger van de gemeente voor de duur van bestuursperiode.
Argumentatie
Overwegende dat de raad kan instemmen met voormeld ontwerp van statutenwijziging en met de overige agendapunten van deze buitengewone algemene vergadering.
BESLUIT: Goedkeuring agenda CIPAL - BAV 12 oktober 2023
eenparig aangenomen.
Artikel 1
Keurt de wijzingen aan artikel 4 van de statuten van Cipal (agendapunten 1 en 2 van de vergadering: wijziging maatschappelijke doelstellingen van Cipal) goed.
Artikel 2
Keurt de wijzigingen aan artikel 5 van de statuten van Cipal (agendapunt 3 van de vergadering: verplaatsing van de zetel van Cipal) goed.
Artikel 3
Keurt de overige wijzingen aan de statuten van Cipal overeenkomstig voormeld ontwerp van statutenwijziging (agendapunten 4 tot en met 61 van de vergadering: andere wijzigingen aan de statuten overeenkomstig het aan de deelnemers verstuurde ontwerp) goed.
Artikel 4
Keurt het voorstel tot wijziging aan het opschrift van de statuten van Cipal om deze in overeenstemming te brengen met de genomen besluiten (agendapunt 62 van de vergadering) goed.
Artikel 5
Keurt het voorstel tot het verlenen van machten tot uitvoering van de genomen besluiten (agendapunt 63 van de vergadering) goed.
Artikel 6
De vertegenwoordiger van het OCMW wordt gemandateerd om op de buitengewone algemene vergadering van Cipal van 12 oktober 2023 te handelen en te beslissen conform dit besluit. Indien deze buitengewone algemene vergadering niet geldig zou kunnen beraadslagen of indien deze buitengewone algemene vergadering om welke reden dan ook zou worden verdaagd, dan blijft de vertegenwoordiger van het OCMW gemachtigd om deel te nemen aan elke volgende vergadering met dezelfde agenda.
Artikel 7
Het vast bureau wordt gelast met de uitvoering van onderhavig besluit en in het bijzonder met het in kennis stellen daarvan aan Cipal.
Zitting van 26 september 2023
Juridische achtergrond
● Decreet lokaal bestuur
● Statuten van Igean dienstverlening
Feiten en context
Aangezien het OCMW lid is van Igean Dienstverlening werd er een bestuurder voorgedragen voor het OCMW.
Door het ontslag van dhr. Volckaerts Koen als schepen en raadslid, dient er een nieuwe kandidaat - bestuurder aangesteld te worden voor deze bestuursperiode.
De bestuurder van het OCMW moet bij geheime stemming worden aangesteld.
IGEAN brengt dit ter kennis van de raad van bestuur en neemt dit op in de agenda van de eerstvolgende algemene vergadering, die instaat voor de effectieve benoeming van de nieuwe kandidaat-bestuurder – wellicht op de BAV van december 2023. In afwachting van de effectieve benoeming van de voorgedragen kandidaat-bestuurder, nodigt IGEAN de betrokken kandidaat reeds uit als waarnemer. Hij / zij kan dan al deelnemen aan de raad van bestuur, maar heeft nog geen stemrecht.
De fracties, die vertegenwoordigd zijn in het Vast Bureau dragen de heer Lenn De Cleene voor als kandidaat - bestuurder.
BESLUIT: Voordracht kandidaat-bestuurder IGEAN DV - RVB
eenparig aangenomen.
Enig artikel
Duidt de heer Lenn De Cleene aan als kandidaat-bestuurder voor het OCMW Hove op de Raad van Bestuur van Igean dienstverlening voor de verdere duur van de bestuursperiode.
Zitting van 26 september 2023
Juridische achtergrond
● Het decreet van 2 maart 1999 gaf de Vlaamse Regering de bevoegdheid om Poolstok als coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid op te richten. Het decreet regelt ook de missie, de taken, de werking en de middelen van Poolstok.
● Decreetsmachtiging van 2 maart 1999 door de Vlaamse Gemeenschap, Het Vlaamse Gewest, de steden Leuven, Gent en Antwerpen , de gemeente Wichelen, de VVSG en Lokaal bestuur De Pinte 7/38 de dienst voor de scheepsvaart voor de oprichting van het Vlaams Selectiecentrum voor het Overheidspersoneel cvba (handelsnaam Poolstok cvba).
● Decreet van 29 mei 2015 houdende machtiging tot deelneming en de wijziging van de opdracht van deze vennootschap.
● Statuten van deze vennootschap zoals goedgekeurd op de Buitengewone Algemene Vergadering van 15 oktober 2015.
Feiten en context
Het lokaal bestuur Hove wenst de dienstverlening en het beleid inzake personeel en organisatie en communicatie te professionaliseren. Deze materie vereist bijzondere expertise en is een arbeids- en tijdsintensieve aangelegenheid.
Poolstok is een coöperatieve vennootschap die ondersteuning biedt aan het personeels- en organisatiebeleid en communicatiebeleid van Vlaamse openbare besturen. De statuten laten toe dat lokale overheden kunnen toetreden mits de aankoop van aandelen.
De relatie tussen Poolstok en haar vennoten stoelt op reglementaire basis en is niet van contractuele aard. Gezien de inhouse-kwalificatie zijn de openbare besturen die lid zijn van Poolstok vrijgesteld van de toepassing van de wetgeving overheidsopdrachten om van de diensten van de door Poolstok via overheidsopdrachten geselecteerde dienstverleners gebruik te maken.
Poolstok heeft met een groot aantal erkende dienstverleners in de personeel & organisatie sector raamovereenkomsten gesloten, die tot stand zijn gekomen na het doorlopen van een overheidsopdrachtenprocedure. Overzichtslijst is in bijlage opgenomen.
Poolstok levert niet alleen een breed dienstenpakket inzake werving en selectie, maar biedt daarnaast ook meer specifieke diensten binnen personeel, organisatie en communicatie aan.
Door toetreding tot Poolstok kan het lokaal bestuur, gebruik maken van de schaalvoordelen zowel inzake kostprijs als kwaliteit van de dienstverleners en wordt het vrijgesteld van de toepassing van de wetgeving overheidsopdrachten. Poolstok garandeert de meest gunstige tarieven van de dienstverleners waarmee zij samenwerken.
De toetreding houdt geen verplichting tot afname in en het lokaal bestuur behoudt dus zijn maximale keuzevrijheid.
Lokaal bestuur Hove beschikt zodoende over een P&O-ondersteuning op afroep zonder verdere verplichting en met behoud van een maximale onafhankelijkheid. Poolstok treedt niet in de plaats van het bestuur maar neemt de rol op van adviesverlening, kwaliteitscontrole, procesbewaking enz. op de opdrachten die door de externe leveranciers worden uitgevoerd.
Adviezen
M-team adviseert op 22 juni 2023 om lid te worden van Poolstok.
● Het aantal aandelen dat je moet aankopen om vennoot te worden, wordt berekend op basis van het aantal personeelsleden.
● Per 10 personeelsleden koop je 3 aandelen.
● gemeente en OCMW: +- 140 medewerkers = 14 x 3 aandelen = 42 aandelen
● 1 aandeel = 24,79 euro - totale kostprijs: 1.041,18 euro (éénmalig)
Dienstjaar | 2023 |
Volgnummer actie | AC000013 |
Actie korte omschrijving | We maximaliseren onze inkomsten. |
Code beleidsveld / Code ARK | 0119/28110000
|
Omschrijving | overige algemene diensten/aandelen Poolstok - lidmaatschap via aandelen. |
Volgnummer (MJP) | MJP 002481 |
Bedrag | 1.041,18 euro (éénmalig) |
Kredietcontrole
Er is niet voldoende budget beschikbaar. Het tekort aan budget kan worden afgenomen van: |
Dienstjaar | 2023 |
Volgnummer actie | AC000038 |
Actie korte omschrijving | automatisering en ICT |
Code beleidsveld / Code ARK | 0119/2420000 |
Omschrijving | overige algemene diensten/vernieuwing telefooncentrale |
Volgnummer (MJP) | MJP 001969 |
Bedrag | 1.050,00 euro |
BESLUIT: Lidmaatschap Poolstok
eenparig aangenomen.
Artikel 1
Lokaal bestuur Hove treedt toe tot Poolstok voor ondersteuning inzake personeels-, organisatie- en communicatiebeleid.
Artikel 2
De éénmalig aankoop van aandelen van Poolstok in functie van de grootte van het lokaal bestuur (gemeente en OCMW) wordt goedgekeurd. Voor elke 10 personeelsleden in dienst dienen 3 aandelen (afronding naar een hogere eenheid) van elk 24,79 euro aangekocht te worden. Voor het lokaal bestuur Hove gaat het over 42 aandelen tegen een totale éénmalige kostprijs van 1.041,18 euro.
Artikel 3
De aankoop van de aandelen vallen voor 100% ten laste van het gemeentebestuur.
Zitting van 26 september 2023
Juridische achtergrond
● De wet van 30 oktober 2018 betreffende de economische relance en de versterking van de sociale cohesie, in het kader van het verenigingswerk of het onbelast bijverdienen.
● De regelgeving van het verenigingswerk of het onbelast bijverdienen werd in 2020 vernietigd door het Grondwettelijk Hof. Met de wet op verenigingswerk van 24 december 2020 werd er een nieuwe, maar tijdelijke regelgeving inzake het verenigingswerk gecreëerd. Deze regelgeving was beperkt tot verenigingswerk in de sportsector. Deze tijdelijke regelgeving inzake het verenigingswerk liep af op 31 december 2021.
● Koninklijk besluit van 23 december 2021 tot wijziging van een aantal bepalingen betreffende artikel 17 van het koninklijk besluit van 28 november 1969 tot uitvoering van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders
● Wet van 17 maart 2022 tot wijziging van een aantal bepalingen betreffende artikel 17 van het koninklijk besluit van 28 november 1969 tot uitvoering van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders
● Wet van 26 april 2022 tot regeling van het fiscaal stelsel van de beloningen voor verenigingsactiviteiten zoals bedoeld in artikel 17 van het koninklijk besluit van 28 november 1969 tot uitvoering van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders, BS 6 mei 2022.
● Wet van 26 april 2022 tot regeling van het fiscaal stelsel van de beloningen voor verenigingsactiviteiten zoals bedoeld in artikel 17 van het koninklijk besluit van 28 november 1969 tot uitvoering van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders, BS 6 mei 2022.
Feiten en context
Vanaf 1 januari 2022 werd de tijdelijke regeling van verenigingswerkers, vervangen door een systeem dat sommige werkgevers in de sportsector en de socio-culturele sector vrijstelt van sociale bijdragen. Hiertoe werd artikel 17 van het KB van 28 november 1969 (25 dagen-regel) uitgebreid.
De nieuwe regeling van vrijetijdswerk (artikel 17) heeft betrekking op zowel de socio-culturele sector als de sportsector.
Als lokaal bestuur kunnen wij op basis van deze regelgeving medewerkers tewerkstellen binnen de socio-culturele sector en sportsector, in een betrekking die arbeidsprestaties meebrengt, als:
● verantwoordelijk leider, beheerder, huismeester, monitor of adjunct-monitor in de cyclussen voor vakantiesport tijdens de schoolvakanties, de vrije dagen of de gedeelten in het onderwijs;
● animator van socio-culturele en sportactiviteiten tijdens de vrije dagen of daggedeelten in het onderwijs;
● bij wijze van inleiding, aanschouwelijke voordracht of lezing, die plaats hebben na 16 u 30 of tijdens de vrije dagen of daggedeelten in het onderwijs;
● in het kader van socio-culturele vorming en/of sportinitiatie en/of sportactiviteiten te verstrekken: de personen die buiten hun werk- of schooluren of tijdens de schoolvakanties door deze organisaties worden tewerkgesteld als animator, leider, monitor, coördinator, sporttrainer, sportlesgever, sportcoach, jeugdsportcoördinator, terreinverzorgers-materiaalmeester, lesgevers, coaches, procesbegeleiders buiten hun werk- of schooluren of tijdens schoolvakanties;
Vrijetijdswerkers mogen volgend urencontingent presteren:
● 300 uren per jaar voor alle activiteiten opgenomen in de regelgeving binnen de socio-culturele sector
○ 1e, 2e en 4e kwartaal een plafond van 100 uren per kwartaal
● 450 uren per jaar voor alle activiteiten opgenomen in de regelgeving binnen de sportsector
○ 1e, 2e en 4e kwartaal een plafond van 150 uren per kwartaal
○ 3e kwartaal een plafond van 285 uren per kwartaal
● studenten mogen naast hun studentenwerk niet meer dan 190 uur werken in de nieuwe regeling van vrijetijdswerk.
Vrijetijdswerkers van het lokaal bestuur worden aangesteld door het college van burgemeester en schepenen of het vast bureau. De beslissingen hieromtrent worden voorgelegd door de personeelsadministratie.
Arbeidsrechtelijke maatregelen:
Er wordt een arbeidsovereenkomst voor vrijetijdswerk afgesloten. Volgende zaken worden zeker opgenomen in deze overeenkomst:
○ indien het gaat om een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur:
■ 14 dagen indien betrokkene minder dan 6 maanden anciënniteit heeft;
■ 1 maand indien betrokkene minstens 6 maanden anciënniteit heeft.
○ indien het gaat om een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur:
■ 14 dagen indien de arbeidsovereenkomst is gesloten voor een duur van minder dan 6 maanden;
■ 1 maand indien de arbeidsovereenkomst is gesloten voor een duur van minstens 6 maanden.
○ gratis collectieve hospitalisatieverzekering – uitgebreide formule – aansluiting gezinsleden mogelijk aan voordelige premie
○ aansluiting bij de GSD-V, de sociale dienst van Vlaanderen met tal van voordelen
○ maaltijdcheques
○ terugbetaling 100% kosten woon-werk verkeer met openbaar vervoer
○ fietsvergoeding woon-werk verkeer: maximum bedrag per kilometer dat op grond van de fiscale wetgeving en de socialezekerheidswetgeving is vrijgesteld
○ 2de pensioen pijler
○ jaarlijkse vakantiedagen, eindejaarstoelage en vakantiegeld
○ anciënniteitsopbouw
○ vergoeding voor nacht, zaterdag en zondagprestaties.
Fiscale en sociale behandeling
● De prestaties verricht in het kader van artikel 17 zijn vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen.
● Er is geen bedrijfsvoorheffing verschuldigd op de bezoldigingen uit een tewerkstelling in het kader van vrijetijdswerk (artikel 17).
● na afloop van het kalenderjaar dient de medewerker op het moment van de fiscale afrekening een heffing van 10% te betalen op het totale ontvangen bedrag.
● Indien de wettelijk bepaalde urenplafonds of het jaarbedrag van € 6.540 bruto (bedrag inkomstenjaar 2022/aanslagjaar 2023) overschreden worden, worden de bezoldigingen volledig beschouwd als beroepsinkomen.
Dimona-aangifte
● vóór aanvang van elke prestatie in het kader van artikel 17, moet een Dimona-aangifte worden verricht
○ de Dimona-aangifte gebeurt in uren:
■ Dimona ‘S17’ – sport voor activiteiten die met sport te maken hebben
■ Dimona ‘O17’ – overige sectoren: voor alle andere activiteiten dan activiteiten in de sport
Cumul met uitkeringen
● Cumul met werkloosheidsuitkering
Een volledig uitkeringsgerechtigde werkloze kan enkel prestaties in het kader van artikel 17 leveren als er reeds een overeenkomst bestond alvorens hij onder het stelsel van werkloosheid viel. Zolang die overeenkomst onder artikel 17 geldig is, mag hij prestaties in het kader van artikel 17 uitoefenen. Op de dagen waarop hij prestaties levert in het kader van artikel 17, heeft hij geen recht op een werkloosheidsuitkering.
● Cumul met arbeidsongeschiktheidsuitkering
Een persoon die arbeidsongeschikt is, kan enkel prestaties in het kader van artikel 17 leveren als er reeds een overeenkomst bestond alvorens hij onder het stelsel van ziekte en invaliditeit viel. Er is geen cumulverbod tussen de ziekte-uitkering en de bezoldiging in het kader van artikel 17.
De vergoedingen voor de vrijetijdswerkers (artikel 17) dienen vastgesteld te worden.
Dienstjaar | 2023 |
Volgnummer actie | AC000001 |
Actie korte omschrijving | Hove wil een goede en aantrekkelijke werkgever zijn. |
Code beleidsveld / Code ARK | ● 0190/62060000 ● 0703/62060000 ● 0709/62060000 ● 0710/62060000 ● 0740/62060000 ● 0750/62060000 ● 0800/62060000 ● 0951-01/62060000 |
Omschrijving | ● onthaal en recepties in het kader van socio-culturele en sportactiviteiten/bezoldigingen en vergoedingen overig personeel ● openbare bibliotheken/bezoldigingen en vergoedingen overig personeel ● overige culturele instellingen/bezoldigingen en vergoedingen overig personeel ● plechtigheden in het kader van socio-culturele en sportactiviteiten/bezoldigingen en vergoedingen overig personeel ● sport/bezoldigingen en vergoedingen overig personeel ● jeugd/bezoldigingen en vergoedingen overig personeel ● zomerschool/bezoldigingen en vergoedingen overig personeel ● dienstencentra/bezoldigingen en vergoedingen overig personeel |
Volgnummer (MJP) | MJP000057 (sport) MJP000058 (jeugd) MJP000871 (dienstencentra) MJP000060 (zomerschool) |
Bedrag | volgens overeenkomst |
Kredietcontrole
Er is voldoende budget beschikbaar. Naar het MJP zal men het budget dienen aan te passen overeenkomstig de jaarplanning en de geraamde uren prestaties van de verschillende activiteiten. |
BESLUIT: Vaststelling vergoeding verenigingswerk
eenparig aangenomen.
Artikel 1
De vergoedingen voor vrijetijdswerkers in het kader van artikel 17, worden als volgt vastgesteld:
| bruto-bedrag per uur | vergoeding per activiteit | |
SPORT
| |||
begeleider sportactiviteit/lessenreeks |
| 15,00 euro | |
lesgever sportactiviteit/lessenreeks |
| 30,00 euro | |
begeleider sportkamp (cfr. tarieven BLOSO) | |||
1 | regent/bachelor LO, licentiaat/master LO, trainer A&B, instructeur B, regent/professional bachelor kine, licentiaat/master kine, kleuterleiders, onderwijzers, bachelor sport- en bewegen, redders |
19,92 euro |
|
2 | studenten LO & kine (120 studiepunten), initiator | 17,69 euro |
|
3 | studenten LO & kine (60 studiepunten), bewegingsanimator, scheidsrechter, multimove, aspirant-initiator (1) | 15,84 euro |
|
animator sportkamp | weddenschaal E1-trap 0 |
| |
begeleider sportactiviteiten en -plechtigheden | 15,00 euro |
| |
bedeling huis aan huis flyers ter promotie van sportactiviteiten en -plechtigheden | 15,00 euro |
| |
huismeester sportpark | 15,00 euro |
| |
JEUGD
| |||
hoofdanimator speelpleinwerking | weddenschaal C1 - trap 0 |
| |
animator speelpleinwerking | weddenschaal E1 - trap 0 |
| |
animator stagiair (vrijwilligersstatuut) |
| 20,00 euro/dag | |
lesgever zomerschool | weddenschaal B1 - trap 0 |
| |
animator zomerschool | weddenschaal E1 - trap 0 |
| |
SOCIO-CULTUUR
| |||
begeleider bij socio-culturele activiteiten en -plechtigheden |
15,00 euro |
| |
begeleider Hovese reuzen | 15,00 euro |
| |
huismeester gemeentelijke locaties in het kader van zalenverhuur en socio-culturele activiteiten |
15,00 euro |
| |
bedeling huis aan huis flyers ter promotie van socio-culturele activiteiten en -plechtigheden | 15,00 euro |
| |
lesgevers in het kader van socio-culturele activiteiten | 30,00 euro |
| |
voordracht, lezingen, ... bij de organisatie van socio-culturele activiteiten | 30,00 euro |
| |
Artikel 2
Met ingang van 1 oktober 2023 worden de vastgestelde vergoedingen voor vrijetijdswerk gekoppeld aan de index (spilindex 138.01).
Artikel 3
Vrijetijdswerkers van het lokaal bestuur worden vóór aanvang van de prestaties aangesteld door het college van burgemeester en schepenen of het vast bureau. De beslissingen hieromtrent worden voorgelegd door de personeelsadministratie.
Er wordt een arbeidsovereenkomst voor vrijetijdswerk afgesloten. Volgende zaken worden opgenomen in deze overeenkomst:
Arbeidsrechtelijke maatregelen:
○ een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur:
■ 14 dagen indien betrokkene minder dan 6 maanden anciënniteit heeft;
■ 1 maand indien betrokkene minstens 6 maanden anciënniteit heeft.
○ een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur:
■ 14 dagen indien de arbeidsovereenkomst is gesloten voor een duur van minder dan 6 maanden;
■ 1 maand indien de arbeidsovereenkomst is gesloten voor een duur van minstens 6 maanden.
○ gratis collectieve hospitalisatieverzekering – uitgebreide formule – aansluiting gezinsleden mogelijk aan voordelige premie
○ aansluiting bij de GSD-V, de sociale dienst van Vlaanderen met tal van voordelen
○ maaltijdcheques
○ terugbetaling 100% kosten woon-werk verkeer met openbaar vervoer
○ fietsvergoeding woon-werk verkeer: maximum bedrag per kilometer dat op grond van de fiscale wetgeving en de socialezekerheidswetgeving is vrijgesteld
○ 2de pensioen pijler
○ jaarlijkse vakantiedagen, eindejaarstoelage en vakantiegeld
○ anciënniteitsopbouw
○ vergoeding voor nacht, zaterdag en zondagprestaties.
Fiscale en sociale behandeling:
● De prestaties verricht als vrijetijdswerker in het kader van artikel 17 zijn vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen.
● Er is geen bedrijfsvoorheffing verschuldigd op de bezoldigingen uit een tewerkstelling als vrijetijdswerker in het kader van artikel 17.
● Na afloop van het kalenderjaar dient de medewerker op het moment van de fiscale afrekening een heffing van 10% te betalen op het totale ontvangen bedrag.
● Indien de wettelijk bepaalde urenplafonds of het jaarbedrag van € 6.540 bruto (bedrag inkomstenjaar 2022/aanslagjaar 2023) overschreden worden, worden de bezoldigingen volledig beschouwd als beroepsinkomen.
Dimona-aangifte:
● vóór aanvang van elke prestatie in het kader van artikel 17, moet een Dimona-aangifte worden verricht
● de Dimona-aangifte gebeurt in uren:
○ Dimona ‘S17’ – sport voor activiteiten die met sport te maken hebben
○ Dimona ‘O17’ – overige sectoren: voor alle andere activiteiten dan activiteiten in de sport.
Cumul met uitkeringen:
● Cumul met werkloosheidsuitkering
Een volledig uitkeringsgerechtigde werkloze kan enkel prestaties in het kader van artikel 17 leveren als er reeds een overeenkomst bestond alvorens hij onder het stelsel van werkloosheid viel. Zolang die overeenkomst onder artikel 17 geldig is, mag hij prestaties in het kader van artikel 17 uitoefenen. Op de dagen waarop hij prestaties levert in het kader van artikel 17, heeft hij geen recht op een werkloosheidsuitkering.
● Cumul met arbeidsongeschiktheidsuitkering
Een persoon die arbeidsongeschikt is, kan enkel prestaties in het kader van artikel 17 leveren als er reeds een overeenkomst bestond alvorens hij onder het stelsel van ziekte en invaliditeit viel. Er is geen cumulverbod tussen de ziekte-uitkering en de bezoldiging in het kader van artikel 17.
Artikel 3
Volgende overgangsmaatregelen zijn van toepassing:
● De vrijwilligers die op 1 oktober 2023 bij ons bestuur op geregelde basis actief zijn binnen de socio-culturele diensten en de sportdienst, en die niet in aanmerking komen voor een overeenkomst in het kader van vrijetijdswerk, krijgen uitdovend de mogelijkheid om hun werkzaamheden te blijven uitvoeren aan dezelfde financiële voorwaarden.
● De vrijwilligers, studenten en monitoren die op 1 oktober 2023 bij ons bestuur op geregelde basis actief zijn binnen de socio-culturele diensten en de sportdienst, behouden uitdovend hun huidige financiële voorwaarden (o.a. wedde, supplementen, fietsvergoeding, maaltijdcheques, ...) zolang het maandelijks bedrag in totaliteit hoger is, dan de in dit besluit vastgestelde bedragen.
● De vrijwilligers, studenten en monitoren in het kader van artikel 17, die op 1 oktober 2023 bij ons bestuur op geregelde basis actief zijn binnen de socio-culturele diensten en de sportdienst, behouden uitdovend hun recht op fietsvergoeding, maaltijdcheques en supplementen voor prestaties tijdens de nacht, zaterdag en zondag.
Artikel 4
Dit besluit treedt in werking op 1 oktober 2023. Met ingang van dezelfde datum worden volgende besluiten opgeheven:
● beslissing gemeenteraad van 31 maart 2014 inzake de goedkeuring van de vaststelling van de vergoeding voor de animators speelpleinwerking 'Sjiraf', grabbelpaswerking, swap en swap XL-pas.
● beslissing gemeenteraad van 28 september 2015 inzake de goedkeuring van de aanpassing van de vergoedingen voor de sportmonitoren.
● beslissing gemeenteraad van 2 maart 2020 inzake de vaststelling van de vergoeding van verenigingswerk.
Zitting van 26 september 2023
BESLUIT:
Er zijn geen mededelingen van de voorzitter.
Publicatie LBLOD
De applicatie "Meeting.burger" helpt lokale besturen bij het aanmaken, annoteren en publiceren van agenda's, besluiten en notulen volgens het principe van gelinkte open data.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, wordt er een expliciete "bundel" van het document opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker. Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie werd uitgevoerd.
Al deze gegevens staan op een aparte publicatie omgeving die beveiligd toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.